Styremøte nr 19 – 12.10.2015

• Nye parkeringskort

Alle parselleiere kan kjøpe nye parkeringskort på årsmøtet.  Kr. 100 for to kort.

• Årsmøtet

Sakspapirer ble sendt ut på epost 9.10., og papirkopier ble delt ut til alle uten epost 11.10.

• Utlån av nøkkel til fellesanlegget

Avdeling 4 har spurt om formaet som oppgraderer deres avdeling kan få tilgang til fellesanlegget på brusedoen når de stenger vannet hos seg.  Styret har tillatt dette mot at avd. 4 står ansvarlig underveis og også for at det vaskes når arbeidene er over.

Styremøte nr 18 – 28.9.2015

• Forslag til årsmøtet

Det er kommet inn seks forslag til årsmøtet.  Styret legger fram sine innstillinger i årsmøtepapirene.

• Gamle bilder i salen/garderoben

Dame- og Gubbelaget har etterlyst de gamle bildene av avdelingsstyrer og lagsstyrer som tidligere hang i salen. Styret vil legge disse fram for lagene og be dem gjøre et utvalg som kan settes opp på avtalte vegg(er).

• Utlån av nøkkel til fellesanlegg for å hjelpe avd. 4

Avdeling 4 har store veiarbeider på gang, men stenger vannet og dermed felleshus og toaletter for dem som jobber på stedet.  Vi låner ut nøkkel mot at avdeling 4 står ansvarlig for bruken og vask av brusedoen når arbeidene avsluttes.

 

Styremøte nr 17 – 14.9.2015

• Befaring med kommunen angående trær

Borettslaget i Øvre Sogn har på nytt henvendt seg for å få fjernet noen flere trær i 100-meterskogen. Det er Oslo kommune som beslutter felling, og styret skal møte opp på befaring 20.10.  Vi ønsker samtidig at kommunen skal se nærmere på døde og syke trær ved inngangen til den gamle komposten.

• Årsmøtepapirer

Styrets beretning ble gjennomgått på møtet.  Alle komiteer har levert sine beretninger. Regnskap og budsjett er behandlet, revisors beretning er mottatt og det samme er valgkomiteens forslag.  Årsmøtepapirene vil bli distribuert elektronisk til alle med epost, og kopiert til dem uten.  Noen eksemplarer vil også bli kopiert til selve årsmøtet.

• Portnøkler

Vi har mottatt portnøkler som var bestilt fra SU.  Prisen er gått opp til kr. 320 pr stk.

• Dugnad 19.9.

Pliktarbeidskomiteen har arbeidsoppgaver klare, og aktivitetskomiteen står for suppe etter arbeidet.

 

Styremøte nr 16 – 31.8.2015

• Økonomi

Styret har gjennomgått regnskapet fram til avslutning 31.7. og budsjettet for neste år. Etter stor aktivitet og oppgradering av Huset de siste årene, ønsker styret nå å minske aktiviteten og pengeforbruket, selvom alle prosjektene har holdt seg innenfor budsjettet.

• Lekeplassen gror igjen

Ettersom styret ved budsjettgjennomgang vedtok å ligge lavt i aktivitet neste år, utsettes videre diskusjon av oppgradering av dekket på lekeplassen i Dalen.

• Veibelysning

Det vil bli skiftet pærer og kupler neste uke – der det trengs.

• Parkeringsoblater

Ettersom gyldighetsdato på oblatene går ut 31.3.2016, altså før sesongstart, ber styret allerede nå om nye oblater fra parkeringsselskapet. Vi planlegger å selge dem på årsmøætet 18.10.

• Bruk av tømmerommet på brusedoen

Noen har etterlyst nøkkel til tømmerommet på brusedoen slik at de kunne kaste snegler i avløpet.  Låsen ble skiftet for et-par år siden, men det er ikke ønskelig med snegler og slim i kloakken, så rommet overlates til Pliktarbeidskomiteen som kan bruke det til skylling av utstyr.

• For lite arbeid utført på plikten

På tross av at de fleste stiller på pliktarbeid, får vi ikke gjort alt komiteen har planer om. En gruppe har sett på måter å rekke over mer på, og deres arbeid vil bli framlagt på årsmøtet 18.10.

• Søknad om vinterbeboelse

Det vil bli satt opp plakat på tavlene med frist 13.9. for å søke vinterbeboelse.  Inntil tre hytter kan beboes, og ingen kan bo to år på rad.  Ansiennitet vil bli lagt til grunn dersom det er flere søkere.

 

Styremøte nr 15 – 17.8.2015

• Ferdigstillelse av salen

Det gjenstår noen småting før salen er helt ferdig etter oppussing, og styret har følgende på planen:

• Gamle bilder må sorteres og et utvalg gjøres
• Vi trenger tre blendingsgardiner/rullegardiner
• Dører i disken der surroundanlegget står må være av glass
• Vi må sjekke ut hvordan vi skal bedre akustikken

 

• Oversvømmelse i bakken bak Huset ved kraftig nedbør

Gaustadbekken går over sine bredder bak Huset.  Pliktarbeidet har ryddet risten som skal holde kvist og kvas unna, men problemene er større enn som så, og Oslo Vann- og avløp har vært på befaring og overtar saken i og med at bekken er kommunalt eid.

• Reparasjon av kum og asfalt for å hindre vannskader

Vann fra bekken bak Huset renner inne unna ettersom kommen ved hytte 44 står over asfalten.  Skader på asfalten utenfor 42 må tas samtidig. Styret henter inn anbud.

• Plassen i Dalen gror igjen

Gresset overtar for den røde singelen på lekeplassen og vi har hatt befaring som etterlater oss med tre muligheter:

• Beholde plassen som den er og la det grønne ta over. (Sprøyting på lekeplass er forbudt, og luking er for tidkrevende)
• Anlegge plen bortsett fra på selve bålplassen
• Asfaltere alleen og plassen, legge mykt underlag under leker og beholde bålplassen steinsatt.

Vi undersøker priser og forbereder en sak for årsmøtet.

• Ny kontrakt for brøyting om vinteren

Vi forlenger avtalen med Gårdpass AS og ber om at det i vinter brøytes fra øvre port via Huset og deretter rett ned til nedre port.

• Årets kolonist 2015

Det er kommet inn flere forslag på kandidater. På grunna av inhabilitet måtte to styremedlemmer forlate møtet under behandling av saken.  Utdelingen foregår på årsmøtet 18.10.

Styremøte nr 14 – 3.8.2015

• Tre nye parselleiere ønskes velkommen!

Parsell 22:     Ellen og Gregory Gabriel
Parsell 103:    Hanne Westring med Lukas og Leo
Parsell 107:     Hilde Gresslien

• Tilstanden på veiene

Styret innhenter anbud på reparasjon av veiene rundt enkelte avløpskummer og på flere steder der det har oppstått store søkk på tvers av veien.

• Get jobber med høyere hastighet

I avtalene vi har med Kringsjånett heter det at Get i grunnpakken skal leveres en hastighet på 2 mbit på internett (nedlasting). Det har vi ikke hatt hitil i år, og Get har lovet å regulere dette hos hver enkelt abonnent.

• Flere har fått brev fra styret om manglende utbedring av pålegg

Ordenskomiteen har gjennom flere runder hittil i år måttet påpeke samme forhold hos enkelte parselleiere flere ganger etter hverandre.  Det har ført til at flere har fått brev fra styret med en påminnelse om at dette karakteriseres som mislighold.

• Gatebeslyningen

Styret foretar nå en kartlegging av gatelys som har sluttet å lyse, og ser også på armatur som må byttes. Deretter leies inn et firma for å foreta nødvendig bytte av pærer og evt. reperasjoner.

• Årets kolonist

Det er satt opp lapper på tavlene med oppfordring til å tipse styret om navn til Årets kolonist innen 17. august.

Styremøte nr 13 – 8.7.2015

• Ventelistene forundrer oss

Salgskomiteen måtte kalle inn de 50 øverste på ventelista for å mange nok til å komme på visning av de tre hyttene vi har til salgs. Mange som har stått på liste i 10-12 år svarer ikke engang på invitasjonen når de endelig blir innkalt!  Men de som møtte på visning, var selvsagt de mest interesserte, og det er sånne nye naboer vi vil ha!

• Huset klart for maling

Nå er felleshuset vasket og råtne bord skiftet. Avstemningen om fargevalg er avsluttet, og Huset blir lys grått med hvit staffasje og litt mørkere grå dører.  Nå skal det males på pliktarbeid!

• Ordenskomiteen kan gå inn på parsellene

Styret har stadfestet at ordenskomiteen kan gå inn på den enkelte parsell når dette er nødvendig for å se på hytta og deler av parsellen som ikke er synlig fra veien.

• Når verv ikke ivaretas

Styret vil tilskrive tillitsvalgte som har påtatt seg verv, men ikke utfører disse. Det heter i vedtektene at man plikter å påta seg verv, og det følger selvsagt også med en forpliktelse til å skjøtte dette vervet ved å stille på møter og være aktiv også i arbeidet som må gjøres mellom eventuelle faste møter.  Unnlater man å utføre vervet, fører det til samme type anmerkning som andre unnlatelser som legges til grunn når styret skal vurdere søknader om vinterbeboelse, bytte av hytte osv.

• Alle komiteer har vært hos styret

Når valgkomiteen nå har vært i møte med styret, har alle komiteer vært i møter med AU i løpet av denne sesongen.  Styret tar nå møtefri i fire uker.

Styremøte nr 12 – 22.6.2015

• Klausul om utbedring på alle hyttene som er til salgs i år

Det er Solvangs felles årsmøte som har vedtatt at man ved overdragelse (og rehabilitering) kan legge klausuler på hyttene slik at man får rettet opp tidligere feil og mangler.

• Ingen har utestående betalinger fra tidligere

I det store og hele er kolonistene på avd 1 gode betalere, hvilket kassereren setter stor pris på når kommunale regninger skal betales.  Da nye fakturaer gikk ut i juni, hadde alle betalt forrige faktura.

• Fin St. hansfeiring!

Aktivitetskomiteen hadde laget til en flott fest med griller og musikk og fint pyntet hus. Takk også til dem som meldte seg til å ta seg av bålet i år!

• Feste for vinterens dugnadsgjeng

Fredag blir det middag på Huset for alle som deltok i dugnadene på Huset i vinter. Styret og prosjektleder for oppussingen ønsker å gjøre stas på dem som tok seg fram på glatter veier i vintermørket for å bidra til den flotte salen! Invitasjoner med påmelding er gått ut.

Styremøte nr 11 – 8.6.2015

• Huset er ferdig!

På dugnad sist helg ble det lagt tak i garderoben og toalettene, og lamper ble satt opp. Det ble også gjort avtale om innkjøp av hyller med garderobestang og kleshengere, og dette vil straks være på plass. Stablestoler er hentet.

• Loppehuset er tomt!

Takk til alle som bidro på dugnaden, og takk til dame- og gubbelaget som betaler halvparten av utgiftene til konteiner.

• Installasjon av nye tv-kontakter

Get beklager at nye abonnenter har måttet vente på installatør. Den enkelte hytteeier som trenger ny kontakt, vil bli kontaktet direkte.

• Klargjøring av huset for utvendig maling

Huset må vaskes og råtne bord skiftes. Frysja fargehandel har tilbudt oss en fargekonsulent som vil komme med noen forslag.  Vi lar kolonistene stemme fram fargekombinasjonen Huset skal ha.

• Praksis rundt taksering

Ettersom byggekomiteen nå utarbeider en rapport for hytter som skal selges/overdras, må taksten sees i sammenheng med denne, og i samråd med takstkomiteens leder, er styret blitt enige om at takstene fra nå av leveres til styret, som så holder disse opp mot rapportene før takstene videresendes til parselleier.

Styremøte nr 10 – 25.5.2015

• Ny dato for tømming av loppehuset

For ikke å komme i konflikt med lørdagsplikten, utsettes tømming av loppehuset til 6.6. Styret bestiller konteiner med lås slik at den ikke fylles av utenforstående. Plakater settes opp på tavlene.

• Felles årsmøte på Solvang

Som de viktigste sakene nevnes:

1. Harmonisering av vindusmål vedtatt. Dette var et forslag fra Solvang 1.
2. Alle liggende topphengsla vindu skal være 110 cm lange.
3. Alle kjellervinduer skal være 100 * 50 cm (samme som på bod). SU fikk fullmakt til å be Enerhaugen arkitektkontor utarbeide tegninger med påfølgende regelutarbeiding.
4. Alle utvendige mål for hytte m/eventuelle tilbygg er «mål av reisverk». Det betyr at reisverkskontroll som gjennomføres ved bygging nå blir viktigere enn før. Selve målingen blir i praksis vanskeligere enn før.
5. Ordensreglene vil få et nytt punkt med regler for utforming av kompostbinge

• Purrer på Get

Flere av de nye abonnentene hos Kringsjånett har purret på tilbakemelding fra Kringsjånett når det gjelder installasjon.  Vi har allerede bedt om tilbakemelding 18.5., men purrer på nytt på vegne av våre kolonister.

• Nytt tak på Huset på plass

Det ligger noe avfall igjen utenfor Huset, men det hentes 26.5.

• Huset må males

Vi ser at Huset trenger en oppussing også utvendig.  Det er flere råtne bord, og byggekomiteen vil bistå med å identifisere disse.

Styremøte nr 9 – 11.5.2015

• Tre hytter kommer for salg

Vi setter oppslag på tavlene som vanlig for intern forkjøpsrett. En ukes frist fra taksten er klar.

• Oppussing av salen

Nå er toaletter og vasker også på plass.  Da mangler det bare tak slik at det kan settes opp belysning.  Men taket kan ikke komme på plass får yttertaket er reparert. Vi bestiller 20 stablestoler som tidligere vedtatt.

• Nytt yttertak på felleshuset

Da Karlsen Tak startet arbeidet med å legge ny shingel, oppdaget de svikt i taket flere steder.  Styret vedtok i forrige uke via epost at dette måtte repareres før ny shingel kan legges. Totalkostnad for å få hele taket i stand blir da 285.000 kroner.

• Tømming av loppehuset

Ingen andre kolonihager har reagert på vårt tilbud om å hente ut lopper, så nå tømmer vi loppehuset ved å innkalle til loppedugnad lørdag 30. mai. Vi bestiller konteiner, og de som kommer for å hjelpe til, kan forsyne seg av loppene før de kastes i konteineren.

• Reparasjon av veiene

Kontaktinformasjon og råd fra avdeling 2 som nylig har lagt ny asfalt er innhentet, og vi går videre med undersøkelsene om hva det vil koste å reparere veiene der de har sunket vesentlig.

• Abonnement hos Kringsjånett

Av de 23 hyttene som ikke hadde abonnement hos Kringsjånett, har 18 nå sagt seg interessert.  Av de 5 som ikke har meldt seg på, er to av hyttene under salg, og her vil nye eiere måtte ta avgjørelsen.  Kringsjånett har mottatt all informasjon om de 18 interesserte.

• Barnehagen vender tilbake

Studentbarnehagen på Sogn er glade for å få fortsette å bruke dyrkningskassene vi satte opp til dem i fjor.  De har planer om å utvide grønnsakssortimentet og ser fram til å komme tilbake til oss.

• Salg av tv og filmlerret

Som nevnt på vårmøtet, ble både tv’en og lerretet fra den «gamle» salen lagt ut for salg. Hagen fikk inn 1700,- kroner til sammen.

• Oslokretsens takstgruppe

Kretsen ønsker å sette sammen en gruppe som gjør gjennom takstene for hytte og hage. Kjersti Lind har sagt ja til å være vår representant i denne gruppa.

Styremøte nr 8 – 27.4.2015

• Oppsummering av dugnad og vårmøtet

Oppmøtet var svært godt lørdag på tross av dårlig vær, og salen ble innviet med marsipankake! Vårmøtet var også veldig godt besøkt, og innledningen ved Norske redningshunder som trener her var populært.

• Oppgradering av salen

Surround-anlegg er kjøpt inn og montert.  Gulvbelegg legges denne uka på toalettene, og vasker og toaletter bestilles.

• Tilstanden på veiene

Mona og Per Otto har hatt befaring og merket av alle problemområdene på kart. Vi har problemer rundt sluk, synke-dumper og store sprekker og er usikre på hva vi kan klare selv, og hva vi må ha fagfolk og maskiner til.  Innhenter råd fra avdeling 2 som nylig har hatt asfaltarbeider.

• Nytt tak på Huset

4 firmaer er bedt om å levere anbud, 2 har levert seriøse tilbud på hhv 340.000 og 200.000. Styret går for det billigste, med viten om at det kan dukke opp uforutsette ting på taket. Firmaet gir 30 års garanti på tetthet. Skane følges opp av Bjørn Flåten med støtte fra Vegar og  Svein i styret.

• Vedlikehold av parkeringsplassen

I år er det avdeling 2 som har ansvaret for å holde parkeringsplassen i orden.

Styremøte nr 7 – 13.4.15

• Oslokretsens styreseminar

Styreseminaret for alle oslohagene 11.4. hadde god oppslutning og temaet takster engasjerer alltid.  Det ble diskutert om innføring av et faktorsystem også for grøntanlegget er riktig vei å gå når vi ønsker å legge større vekt på godt vedlikehold og mangfold i hagen. Kretsen vil nedsette et utvalg bestående av folk fra hver hage som kan se på dette.

• Interesse for tilkobling til Kringsjånett

Etter høstens årsmøtevedtak om at abonnement for tv og nett inkluderes i fellesutgiftene, ber Kringsjånett oss om å kontakte 23 parselleiere som ikke er tilkoblet eller der status er usikker.  Epost og brev sendt ut 9.5. med svarfrist 1.5.

• Vårskrivet

Vi gjennomgikk vårskrivet. Hege ferdigstiller og sørger for distribusjon gjennom epost og i kassene til de 22 som ikke har epost.  Noen ekstra eksemplarer legges på kontoret for utdeling på møtet dersom noen skulle ønske det.

• Dyrkingskasser for barnehagen

Vi tar kontakt med barnehagen som var her i fjor og spør om de vil bruke kassene også denne sesongen.

Styremøte nr 6 – 26.3.15

• Oppsummering fra Landsmøtet
  • Forbundet har svært god økonomi
  • Kontingenten for den enkelte parselleier settes ned fra 325 til 200 kroner i året. (Solvang 1 vil overføre det overskytende til vedlikeholdsfondet)
  • Overdragelsesgebyr blir 500 kroner uavhengig av takst.
  • 15 forslag til vedtektsendringer, hvorav 14 fra vår avdelingen.  13 av våre gikk gjennom.  Viktigst er at det legges sterkere vekt på «bruk» av parsellen, ikke bare vedlikehold.

• Nytt tak på Huset

Etter befaring viser det seg at hele taket må få ny papp eller shingel.  Tilbudet vi har mottatt er på 340.000 kroner.  Vi innhenter flere tilbud.

• Høner i hagen

Solvang 3, som er inne i sitt tredje og siste prøveår med hønsehold anbefaler at vi tillater hønsehold som prøveordning i ett år slik at flere enn 3’ern får erfaringer. Endelige bestemmelser om dette bør legges fram for Samarbeidsutvalgets (SUs) årsmøte våren 2016.  Vi lytter til rådet og tillater ett prøveår under samme betingelser som avd 3.

• Oppgradering av Huset

Elektrikeren er ferdig. Belysingsplanen er noe endret for å passe virkeligheten.  Leveransen fra IKEA kommer i påskeuka, det samme gjelder stoler fra Lune hjem. Bord kommer først etter påske.  Vi legger vekt på å holde budsjettet på totalt 400.000 kroner.

• Oppsigelse av postboks

ICA (post i butikk) bekrefter at postboksen vår er sagt opp.

• Søndagskafé

Damelaget planlegger 6 søndagskafeer.  «Ledige» søndager kan andre får drive kafé under forutsetning av at man holder samme vareutvalg og prisnivå som Damelaget.

• Sesongåpning

Vi åpner hagen palmehelgen.  Det skiftes tilbake til sommerlåser på fellestoalettene, renovasjon bestilles, søppelskuret åpnes.

Styremøte nr 5 – 2.3.15

• Uenighet om advokatutgifter

Vi klager på forbundets avgjørelse om at vi må bære advokatutgifter for forbundets manglende retting i vedtatte vedtekter fra 2013.  Saken har versert i halvannet år.

• Vårmøtet

Norske redningshunder sa seg i høst interessert i å stille på vårmøtet.  Vi tar kontakt for å høre om en ekvipasje kan kommer.

• Bier i hagen

Bybi leverer ikke bier og kuber, men kan holde foredrag om hvordan vi kan legge til rette for at flere insekter naturlig kan søke seg hit. Vi foreslår for aktivitetskomiteen at den evt. kan sette dette på programmet.

• Oppussing av Huset

Fortsatt god fremdrift under dugnadene! Bord med maksimalt plass til 74 personer er bestilt fra Bohus sammen med ett ståbord og to krakker. 50 stoler bestilt fra Lune hjem.  I tillegg må vi finne 20 gode stablestoler.

Styremøte nr 4 – 16.2.15

• Retningslinjer ved strømbrudd

Samarbeidsutvalget på Solvang (SU) har vedtatt retningslinjer for hva man skal gjøre ved strømbrudd.  Disse legges til i vårskrivet.

• Uenighet om advokatutgifter

Forbundet har etter mer enn ett års behandlingstid avslått vår søknad om å få dekket advokatutgifter vi mener skyldes deres uoppdaterte vedtekter.

• Oppussing av Huset

Godt oppmøte på dugnadene! Vi bevilger mat til dugnadsgjengen. Taket i garderoben er falt ned og avdekker lekkasje.  Det må legges nytt tak, men først må yttertaket sjekkes! Det legges nytt gulvbelegg på de to toalettene.  Litt trøbbel i logistikken fører til at vi har for mye grunning og for lite av både takmaling og dekkfargen. Prosjektleder kjøper inn. Nye utelamper over de to inngangsdørene mot Dalen innkjøpt.

• Kartlegging av byggefeil

Styret har bestemt at Byggekomiteen skal kartlegge alle hytter som takseres for å se om de avviker fra standard byggetegninger.  Det blir opp til styret å avgjøre hva som skal gjøres med avviktene i hvert enkelt tilfelle.

• Vimpler

Etter påpakning i fjor for at vi ikke hadde vimpel på Honnørplassen, vil vi når botiden starter, sørge for at det er vimpler på alle fellesstenger. Oppfordrer kolonistene til det samme i vårskrivet.

• Brøyting

Det virker som om denne er tilfredsstillende, men portlåsen på nederste port er kraftig ødelagt.  Dette fører til at porten står mye åpen. Overlates til materialforvalterne.

• Uteleiepriser Huset

Men nytt kjøkken og nå også ny sal, garderobe og kjøkken setter vi opp utleieprisene med 50 %.  Husforvalter og alle som har bestilt lokalet underrettes.

• Komitébeskrivelser og innkalling

Alle komiteer bes om å komme med input til vårskrivet.  De varsles også om at vi nå starter runden der hver komité møter AU i forkant av styremøtene.

Styremøte nr 3 – 19.1.15

• Bruk av klausul ved salg

I regi av SU har det vært møte med Solvanghagene for å kartlegge hvordan den enkelte hage praktiserer klausuler i forbindelse med salg eller overdragelse av parsellene. Modellen til avd 2 med gjennomgang av avvik fra byggetegningene, passer godt med noe vi har vært inne på tidligere.  Utredes til neste møte.

• Vinterbygging

Byggekomiteens leder og sekretær har vært på befaring til alle hytter som har varslet om vinterbygging.  De fleste arbeidene ser ut til å være ferdigstilt nå.  Oversikt over byggekomiteens rutiner er lagt ut på nettsiden.  Flytskjema for behandling av byggesøknader

• Brøyting

Portlåsene har vært frosne og brøyting er ikke foretatt.  Vi kontakter Gårdpass og går opp rutinene.

• Forslag til landsmøtet i NKHF

Våre forslag er sendt inn innen fristen og mottak er bekreftet fra forbundet.

Styremøte nr 2 – 8.12.14

• Lederseminar i oslokretsen

Hege og Wenche refererte fra møtet der alle lederne i oslohagene traff oslokretsens styre og leder av forbundet. Et ønske om å legge større vekt på «det grønne» ved taksering av parsellen ble diskutert, og det vil bli satt ned en gruppe for å se nærmere på dette. Alle hagene har til en viss grad parseller som står tomme uke etter uke i sesongen. Avdeling 1 påtok seg ansvar for å levere et forslag til vedtekstendringer til .landsmøtet som skal fokusere mer på bruk av hyttene, og har samarbeidet med styret på avdeling 2 om dette.

•  Byggesaker

Begge hyttene som fortsatte arbeidene utenfor sesong er nå ferdige med utvendige arbeider.

•  Landsmøte i Norsk kolonihageforbund

Frist for innsending av forslag er 15.12. Solvang 1 leverer tre forslag.

•  Årsmøteprotokollen

Protokollen er nå signert av alle. Hege legger den ut på hjemmesiden og oppdaterer også informasjonen i Brønnøysundregistret.

• Åpne porter

Vi har observert at kjøreportene ofte står åpne og håper alle som ferdes i hagen er flinke til å låse dem.

•  Trening av redningshunder

Redningshundene er tilbake i trening i hagen, og vi har mottatt e-post om at de var svært glade for å være tilbake.

•  Oppsigelse av postboks

Vi mottar så godt som ingen brev i postboksen, og det er ikke økonomisk forsvarlig å fortsette å leie den. Vi sier opp, omadresserer i et halvt år og bruker postkassen ved porten.

•  By-bier

Vi har fått flere forslag om å kontakte By-bier med tanke på utplassering av bikuber. Undersøker om det er mulig å hente inn informasjon til vårmøtet.

•  Julebrev

Vi sender julebrev til alle kolonistene i avdelingen med diverse info.

Styremøte nr 1 – 27.10.14

• Konstituering av nytt styre
  AU får fullmakt fra styret til å representere styret i utvalgte saker. Dette gjelder typisk møter med komiteer og med parselleiere, men kan også gjelde andre ting. Når vedtak haster benyttes normalt e-post. Slike vedtak referatføres i forbindelse med neste styremøte.Styreleder minnet styret om at vi som styremedlemmer må:
  – skille mellom når vi som privatpersoner ferdes rundt i hagen når vi som styremedlemmer behandler saker på styremøtet. Som privatpersoner må vi gjerne innhente informasjon, men vi behandler ikke saker/tar ikke stilling til saker som styret skal behandle
  – huske på at konfidensielle saker er konfidensielle.Ansvarsområder utenfor styreansvaret:
  Hege:      Valgkomiteen og Websidene
  Vegar:     Byggekomitéen, parkeringsselskapet og brøyting.
  Turid:      Kasserer + renovasjon
  Nils:        Damelaget, Gubbelaget, Kringsjånett.
  Per Otto: Pliktarbeidskomitéen og materialforvaltere.
  Mona:     Takstkomitéen og salgskomitéen.
  Camilla:  Ordenskomitéen og arrangementskomitéen.
  Wenche: Kretsen
  Svein:     SU
  Kontaktperson er komitéens primærkontakt. Dette innebærer også å informere om styrevedtak som gjelder komitéen. Kontaktpersonen deltar sammen med AU i møter med komitéen.

•  Byggesaker

To parseller har uavsluttede byggeprosjekter på gang. Disse følges opp av Byggekomiteens leder når sesongen avsluttes. Ny informasjon til alle som skal bygge er lagt ut: Informasjonsskriv til deg som skal bygge
Flytskjema for behandling av byggesøknader

•  Dekning av egenandel ved uhell 

Leder av Pliktareidskomiteen hadde et uhell da hun på frivillig basis kjørte bort materialer for fellesskapet, og søkte styret om å få egenandelen dekket helt eller delvis. Styrets vedtak: «Hagen dekker normalt ikke egenandeler ved uhell på personer eller materiell som oppstår når kolonister utfører oppgaver i eller utenfor hagen. Da det er lenge siden dette har vært formulert/kommunisert tydelig, og vi har vært i en vanskelig situasjon med tanke på bortkjøring de siste årene, finner vi i denne spesielle saken å dekke deler av egenandelen.»

•  Oppgaver ved sesongslutt

Skifte låssylindere i vaskeriet på huset: Vegar.
Stopp av renovasjon: Turid
Låse brusedoen, herresiden: Nils
Låse søppelskur: Nils
Alarm på Huset: Hege.