Kategoriarkiv: Styrereferater

De viktigste punktene behandlet på styremøtene – tilpasset offentliggjøring

Referat fra styremøte nr. 14 i sesongen 2016-2017, mandag 4.9.2017

Medlemssaker

  • Fortsatt oppfølging eierskap til én parsell. Spørsmål om bostedsattester m.m.
  • Fukt i vegg på nysolgt hytte
  • Mottatt bostedsattester nye parseller

Byggesaker

  • Oppfølging ulovlige byggearbeider. Møte med parselleier.
  • Søknad om veranda på én parsell. Foreløpig utsatt.
  • Riving hytte 37.
  • Søknad fra én parsell om dispensasjon klausuler avslått

Drift

  • Vi trenger fyllmasser til hull i Dalen
  • Brusedoen: Alt arbeid etter vannlekkasjene sist vinter er endelig ferdig.
  • Farling avfall: Færre som brukte container i år enn i fjor, men ble samlet inn en del.
  • Veilys: Elektriker melder at alt er i orden. Det er det ikke.
  • Årets kolonist vedtatt
  • Årsmøte forberedelser
  • Styret legger fram sak for årsmøtet om endring av pliktarbeidstimer, fritak fra plikt m.m.
  • Styret legger fram sak for årsmøtet om å innføre ekstern takstmann, slik som avdeling 2, 4 og 5.
  • PC på lagsrommet. Uønsket programvare. Vedtak: PC-en fjernes.
  • Parasoller på Solpynten. Vi returnerer dem til Ikea.
  • Spørsmål fra Solvang 2 om flere handikapparkeringsplasser. Styret mener at det er nok handikapplasser nå.
  • Oppfølging avtale Europark
  • Spørsmål om TV-kabler som henger lavt.

Referat fra styremøte nr. 13 i sesongen 2016-2017, mandag 21.8.2017

Medlemssaker

  • Søknad om utlån delvis innvilget
  • Søknad om utlån innvilget
  • Alternativt pliktarbeid vedlikehold traktor og hengere avtalt
  • Hytte 63 er solgt
  • Purring bostedsattester fra to parseller

Byggesaker

  • Oppfølging byggearbeider som ikke er søkt om på en parsell
  • Søknad veranda parsell 22
  • Rivesøknad parsell 37 innvilget
  • Byggesøknad ny hytte parsell 37 foreløpig avslått
  • Søknad skifte vinduer innvilget to parseller
  • Flere uteskap godkjent
  • Bytte av panel innvilget
  • Søknad platting innvilget

Drift

  • Området i Dalen nedenfor hytte 42 er gravd ut, røtter fjernet. Det må kjøpes relativt mye masse, ca 20 kubikkmeter + planeres. Neste vår?
  • Brusedoen: NEsten alt elektrikerarbeid ferdig, men en flottør er ødelagt.
  • SMS-varsling. Systemet er dårlig. Vedtak: Vi forsøker ut året, vurdere nytt system neste år.
  • Salg av parsell 63.
  • Veilys er ikke skiftet. Purring elektriker.
  • Årsmøtet. Gjennomgang saker.
  • Diskusjon om eventuell nedskriving av vannfondet. Vedtak: Styret legger ikke fram sak for årsmøtet.
  • Hyttepermer. Vedtak: Vi slutter å bruke hyttepermer. De er utdaterte og alle regler m.m. ligger på nettsidene.
  • Vedlikehold av hyttene. Vedtak: Det skal gjennomføres kartlegging av alle hyttene fra 2018 for å se på vedlikeholdstilstand og avvik fra byggeforskriftene.
  • Taksering: Skal vi ha ekstern takstmann. Innhente informasjon  fra de andre avdelingene.
  • Tap av parkeringskort. Flere har mistet kort. Vedtak: Det koster 150 kr å få erstatningskort.
  • Vedtak om å sette opp skilt med Øvre og nedre port + adressse ved øvre port.
  • Uønsket programvare oppdaget på PC på lagsrommet. Diskusjon.
  • Windowslisens PC styrerommet.
  • Parasoller på Solpynten. Nestenulykke. Diskusjon.
  • Solvangløpet. Oppsummering. Svært vellykket og hyggelig!
  • Vedlikehold av dusjene på Huset og Brusedoen

 

Referat fra styremøte nr. 12 i sesongen 2016-2017, mandag 7.8.

  • Gjennomgang referat møter SU og krets

Medlemssaker

  • Avklaring utlån parsell, spørsmål om familiemedlem m.m.
  • Hytte 37 er solgt.
  • Møte med to parselleiere om grenser. Referat fra befaring.
  • Vedlikehold av hengere, traktor m.m. som pliktarbeid.
  • Overdragelse av parsell etter samlivsbrudd.
  • Avklaring eierskap én parsell
  • Brev fra advokat om at parsell 63 skal selges.
  • Godkjent søknad utlån parsell
  • Hytte 111 er solgt

Byggesaker

  • Fått melding om ulovlige byggearbeider (er ikke søkt om). Telefonsamtaler og møte med parselleier. Byggingen fortsatte likevel. Oppfølging.
  • Søknad om riving hytte 37. Foreløpig ikke innvilget, mangler plan.
  • Avslo søknad om uteskap p.g.a. klage fra nabo. Oppfordring om omforent løsning.

Drift

  • Hatt befaring med 3 firma om utgraving av området i Dalen nedenfor hytte 42. Vedtak: JCB Bygg og Anlegg skal utføre jobben, kostnad ca 20 000 kr eks mva.
  • Brusedoen: Fått inn ny elektriker til å gjøre ferdig.
  • SMS-systemet funker dårlig. Diksusjon.
  • Oppsummering salg 2017, erfaringer m nytt salgssystem mm.
  • Solvangdager.
  • Oppsummering fjernet piggtrådd. Samlet kostnad 32 000 kr. Sender takk til Røa gjerdefabrikk for godt utført arbeid.
  • Veilys
  • Årets kolonist. Utlysing.
  • Diskusjon om fordeling styrehonorarer etter at valgt leder gikk ut av styret.
  • Årsmøte. Forberedelser.
  • Gjennomgang ordensregler. Styret vil foreslå to endringer for årsmøtet.
  • Diskusjon om endring i pliktarbeidstimer, fritak m.m. Årsmøtesak.
  • Diskusjon om eventuell nedskriving av Vannfondet.
  • Hyttepermer. Er disse i bruk? Forslag for SU om avvikling.
  • Diskusjon om generell kartlegging av vedlikehold/avvik hytter.
  • Vinterbeboelse. Utlysing.
  • Vi har fått et stort lass kompostert hestemøkk.
  • Tomt for portnøkler. Bestille nye. Vedtak: Pris økes til 400 kr.
  • Diskusjon om vi bør ha ekstern takstmann, slik som avdeling 2, 4 og 5.
  • Brev fra parsell om mistenkelig aktivitet og merking i skogen. Viste seg å være Røa gjerdefabrikk  🙂

Referat fra styremøte nr. 11 i sesongen 2016-2017, mandag 26.6.2017

Medlemssaker

  • Fortsatte avklaringer parsell 63 etter dødsfall og testamente. Søknad fra advokat om å la arving overta avslått.
  • Godkjent utlån av hytte
  • Brev fra to parselleiere om grenser

Byggesaker

  • Fortsatt oppfølging klausuler på én parsell. Hatt møte med parselleier.
  • Godkjent en rekke søknader om uteskap
  • Godkjent søknad om skifte av panel
  • Spørsmål fra Byggekomitéen om to svært store putekasser er å regne som uteskap eller putekasser. Befaring. Vedtak: De er putekasser og er ikke søknadspliktige.
  • Spørsmål fra Byggekomitéen om hvor langt et uteskap må stå fra hyttas yttervegg for at det skal regnes som frittstående. Vedtak: Ingen del av uteskapet kan berøre hytta, det skal være luft mellom skap og hytte på alle sider.

Drift

  • Parasoller Solpynten levert.
  • Purring på plan for området i Dalen nedenfor hytte 42.
  • Brusedoen: Elektrikerne har fortsatt ikke ferdigstil
  • Gjennomgang regnskap og budsjett
  • Planlegging visning og salg. Det møtte fram 250 på visning på Sogn og 200 på visning på Solvang 3. Vi forbereder oss på storinnrykk.
  • Fjerning piggtrådd: Ymse dialog med berørte parselleiere.
  • Bestilt containere til farlig avfall
  • Oppsumering St. Hans. Det møtte fram 120 (!). Til neste år bør vi invitere de andre hagene + alle som står på venteliste.
  • Bestilt polletter til tørketrommel
  • Gjennomgang veilys
  • Fått klager på «permanent parkering» av to tilhengere på parkeringsplassen. Vi sporet opp eierne og ba dem fjerne hengerne.

Referat fra styremøte nr. 10 i sesongen 2016-2017, mandag 12.6.2017

  • Informasjon fra kretsen om nytt salgssystem

Organisasjon

  • Hege Øygaren har trakk seg som styreleder i en mail til alle styremedlemmene 2.6.2017. Vedtektene § 6.2 sier at «Nestlederen overtar lederens oppgaver i dennes fravær.» I vedtektene § 6.1 står det også «Styret er beslutningsdyktig når minst ½ parten av styrets medlemmer inklusiv leder eller nestleder er til stede.». Styret vil altså ikke være vedtaksført dersom Erik ikke kan være til stede på et møte. Vi valgte derfor å konstituere en ny nestleder, selv om dette ikke er regulert i vedtektene.
    Vedtak: Nestleder Erik Bolstad overtar ledervervet og styremedlem Ann Tove Thomassen konstitueres som ny nestleder fram til årsmøtet. Det kunngjøres på tavlene og rettes på internettsidene.

Medlemssaker

  • Takst hytte 60
  • Oppfølging hytte 63, avklaring med advokat og arvinger
  • Én søknad om fritak fra pliktarbeid avslått
  • Søknad om utlån av hytte godkjent
  • Byggersaker
  • Søknad om flere uteskap
  • Oppfølging klausuler én parsell
  • Søknad om utskifting av panel godkjent

Drift

  • Parasoller Solpynten. Vedtok å kjøpe fra Ikea.
  • Området i Dalen nedenfor hytte 42. Ikke mottatt plan fra pliktarbeidskomitéen. Purring.
  • Brusedoen. Oppfølging elektriker.
  • Planlegging visning og salg av 37 og 111.
  • Solvangdager
  • Planlegging fjerning piggtråd gjerder
  • Utleie av Huset. Oppfølging av to utlån der lyd-/videoanlegg ikke virket etter utlån + manglende vask og råtten mat i skap.
  • Planlegging St. Hansfest
  • Vaskemaskin/tørketromler. Sjekke om vi kan få kjøpt flere polletter.

 

 

Referat fra styremøte nr. 9 i sesongen 2016-2017, mandag 29.5.2017

  • Referat fra landsmøte i forbundet gjennomgått og diskutert

Medlemssaker

  • Godkjent søknad om uteskap
  • Godkjent utlån av hytter
  • Spørsmål om delt eierskap til en parsell
  • Salg av hytte 37, klausuler m.m.
  • Takst av hytte 60
  • Hytte 63, avklaring eierskap etter dødsfall
  • Salg av hytte 111, klausuler m.m.

Byggersaker

  • Oppfølging klausuler hyttene 22, 84, 107, 25, 28, 49, 52

Drift

Møbler til Solpynten

Området i Dalen nedenfor hytte 42. Pliktarbeidskomitéen skal lage plan.

Brusedoen, lekkasjesak, entreprenører

Regnskap og budsjettgjennomgang

System for masseutsending av SMS

Solvang 1s forslag til nye regler for tak ble godkjent av felles årsmøte på Solvang

Diskusjon om felles årsmøte og organisering av Solvang-hagene

Solvangdager

Piggtråd: Vedtok å hyre inn Røa gjerdefabrikk til å fjerne piggtråden på alle gjerdene rundt Solvang 1

Søknad fra pliktarbeidskomitéen om midler til oppussing av skyllerommet på Brusedoen ble avslått.

Bestille container farlig avfall til etter sommeren

Det har blitt observert røyking innendørs på Huset. Styret vedtok røykeforbud inne i alle fellesarealer.

Søknad til Brann- og redningsetaten om St. Hansbål

Referat fra møte med aktivitetskomitéen

Vaskemaskin: Poletter har sluttet å fungere. 20 kr mynt virker fortsatt. Styret vedtok å øke prisen for vask til 20 kr.